「オンライン秘書って、具体的に何をする仕事？」
周りのママ友さんに、意外とよく質問されます。
「秘書」という名前から、スケジュール管理やメール対応をイメージする方も多いかもしれません。
私自身もオンラインで仕事を始めた頃は、ここまで幅広い業務に携わるとは思っていませんでした。
現在は、ライティングや広報の仕事と並行して、企業のオンラインサポートにも携わっています。
この記事では、私が実際にどのような仕事をしているのか、オンラインで仕事をサポートするうえで大切にしていることをご紹介します。
オンライン秘書・オンラインサポートとは？
オンライン秘書・オンラインサポートとは、その名のとおり、企業や個人事業主の業務をオンライン上でサポートする仕事です。
ただし、その仕事内容は「秘書業務」だけではありません。
企業によって必要とされる仕事はさまざまで、事務作業から資料作成、リサーチ、SNS運用のサポートなど、幅広い業務があります。
「社員を一人採用するほどではないけれど、誰かにお願いしたい」
「細かな業務に追われて、本来やるべき仕事に時間を使えない」
そんなときに、必要な業務を必要な分だけサポートできるのが、オンラインサポートの良さだと感じています。
私が実際に行っているオンラインサポート
これまで、さまざまな企業やプロジェクトの業務をオンラインでサポートしてきました。
リサーチ・情報整理
Web上の情報を調査し、必要な情報を整理します。
ただ検索結果を並べるのではなく、
- 何のために調べるのか
- どの情報が必要なのか
- 相手が次の作業に使いやすい状態になっているか
まで考えてまとめることを大切にしています。
メディアリサーチや競合情報の調査など、広報業務に関連するリサーチにも携わっています。
資料作成・データ整理
Googleスプレッドシートなどを使った情報整理や、資料作成のサポートも行っています。
情報量が多いと、「調べる」こと以上に「必要な情報を見つけられる状態にする」ことが重要です。
そのため、依頼されたものを入力するだけではなく、できるだけ確認しやすく、次の作業につなげやすい形に整えるよう心がけています。
SNS運用・コンテンツ制作のサポート
SNS投稿の企画や文章作成、画像制作などにも携わっています。
「何を投稿するか」を考えるところから、文章やクリエイティブを作るところまで、必要に応じてサポートしています。
ライターとして培ってきた「誰に、何を、どう伝えるか」という視点は、SNS運用でも役立っています。
広報業務のサポート
現在は、企業や大学などの広報に関する業務にも携わっています。
メディアリサーチや情報収集、ニュースの整理、広報資料の作成補助など、表に出る発信だけではなく、その前段階にある細かな業務も担当しています。
広報の仕事をするようになって改めて感じたのは、発信する前の「調べる・整理する・伝わる形にする」という工程の大切さです。
営業・ライター経験がオンラインサポートにも生きている
私には、会社員として営業職に携わってきた経験があります。
その後、Webライターとして文章を書く仕事を始め、現在は広報やオンラインサポートまで仕事の幅が広がりました。
一見するとバラバラの仕事に見えますが、共通していることがあります。
それは、「相手が何を必要としているのかを考えること」です。
営業ではお客様が求めていることを聞き、ライターでは読者が知りたいことを考え、オンラインサポートでは依頼主が仕事を進めやすい状態をつくる。
これまで経験してきた仕事が、今になって少しずつ繋がっていると感じています。
「指示されたことだけ」で終わらせない
オンラインで仕事をするうえで、私が大切にしていることがあります。
それは、相手の時間をできるだけ奪わないことです。
もちろん、分からないことを勝手に判断するのではなく、必要な確認はきちんと行います。
一方で、
「これは何のために必要なのだろう？」
「次にこの作業をするなら、ここまで整理しておいたほうが使いやすいかもしれない」
と、一歩先を考えることも意識しています。
オンラインだからこそ、相手が安心して仕事を任せられるコミュニケーションを大切にしています。
「ちょっと手が足りない」をサポートします
「これだけ誰かにお願いできたら助かるんだけど……」
企業で仕事をしていると、そんな小さな業務が意外とたくさんあるのではないでしょうか。
リサーチ、資料作成、情報整理、SNS運用、広報サポートなど、業務内容がまだ具体的に決まっていない段階でも大丈夫です。
「こんなこともお願いできる？」というところから、お気軽にご相談ください。
ライティング・広報・オンラインサポートなど、これまでの経験を生かしながら、必要な部分を一緒に整理して対応いたします。
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